Apartman, site, şirket, kooperatif gibi organizasyonların genel kurul toplantılarında hazırlanan bu belge, pay sahiplerinin veya temsilcilerinin haklarını korurken, toplantı tutanaklarına eklenerek resmi kayıt niteliği taşır. Basit tabirle bir yoklama fişi/listesi görevi görür, kimin gelip gelmediğini anlamaya yarar. Hazırun cetveli, yalnızca toplantıların hukuki geçerliliği için değil, aynı zamanda denetleme ve itiraz süreçlerinde de referans olarak kullanılan bir araçtır. Yazımızda, hazırun cetvelinin tanımı, örneği ve nasıl hazırlanması gerektiği gibi tüm detayları bulabilirsiniz

Hazırun Cetveli Nerelerde Kullanılır?
Hazırun cetveli, hukuki ve kurumsal süreçlerin pek çok alanında, özellikle genel kurul toplantılarında kullanılır:
- Şirket Genel Kurulları: Anonim ve limited şirketlerde, toplantıya katılan ortakların veya hissedarların kimlik bilgileri ve temsil ettikleri pay oranlarını gösterir.
- Kooperatif Toplantıları: Üyelerin toplantıya katılımını ve temsilci durumunu belgelemek için düzenlenir.
- Dernek Genel Kurulları: Dernek üyelerinin toplantıya katılımının kayıt altına alınmasında kullanılır.
- Apartman ve Site Toplantıları: Kat malikleri kurullarında, maliklerin veya vekillerinin katılımını doğrular.
- Mahkemeler: Davacı ve davalı tarafların, avukatların, tanıkların ve duruşmayı izleyen kamu üyelerinin hazır bulunma durumlarını kayıt altına almak için.
- İcra ve Haciz İşlemleri: Alacaklı, borçlu ve tanıkların varlığını belgelemek amacıyla tutulur.
- Seçim ve Oylama Süreçleri: Resmi veya özel kurumların seçim ve oylama süreçlerinde, katılımcıların ve oy kullananların kayıt altına alınması için kullanılır.
- Meslek Odaları ve Birlik Toplantıları: Meslek odaları ve birliklerin genel kurul toplantılarında, üyelerin katılımını belgelemek için hazırlanır.
- Sendika Toplantıları: Sendikaların genel kurul ve diğer resmi toplantılarında, üyelerin ve delegelerin katılımını kayıt altına almak amacıyla kullanılır.
- Siyasi Parti Kongreleri: Siyasi partilerin kongre ve kurultaylarında, delegelerin ve üyelerin katılımını belgelemek için düzenlenir.
Hazırun cetveli, bu ve benzeri toplantılarda katılımın resmi olarak belgelenmesini sağlayarak, alınan kararların yasal geçerliliğini destekler.
Hazırun Cetveli Nasıl Hazırlanır?
Cetvelin hazırlanması sürecinde titiz hareket etmekte fayda vardır. Zira sonradan çıkacak olası uyuşmazlıkların çözümünde hazirun cetvelinin rolü büyüktür. Adımlar halinde cetvelin nasıl hazırlanacağını izah edelim:
1) Toplantı Bilgilerinin Belirlenmesi:
- Toplantının tarihi, saati ve yeri netleştirilmelidir.
- Gündem maddeleri belirlenmelidir.
2) Katılımcı Bilgilerinin Toplanması:
- Toplantıya katılacak pay/hisse sahiplerinin veya temsilcilerinin tam adları, soyadları, TC numaraları, temsil durumları kaydedilmelidir.
- Her katılımcının sahip olduğu pay miktarı ve oy hakkı belirlenmelidir.
- Temsilci olarak katılanların, temsil ettikleri kişi veya kurumların bilgileri ve varsa vekaletnameleri kontrol edilmelidir.
3) Hazırun Cetvelinin Düzenlenmesi:
- Şirketin veya organizasyonun tam adı ve unvanı cetvelin başında belirtilmelidir.
- Toplantının yeri, tarihi ve saati açıkça yazılmalıdır.
- Katılımcıların adları, sahip oldukları pay miktarları ve oy hakları tablo halinde düzenlenmelidir.
- Her katılımcı için imza bölümü ayrılmalıdır.
4) Cetvelin Onaylanması ve İmzalar:
- Toplantı öncesinde veya sırasında, katılımcılar cetveli imzalayarak katılımlarını teyit etmelidir.
- Katılımcıların imzası sonrası yönetim kurulu başkanı veya genel kurul başkanı cetveli imzalayıp onaylayarak resmiyete döker.
5) Cetvelin Saklanması:
- Toplantı sonrasında, hazırun cetveli toplantı tutanağı ile birlikte şirketin resmi kayıtlarında saklanmalıdır.
- Gelecekteki denetimler veya hukuki süreçler için cetvelin erişilebilir olması sağlanmalıdır. Mahkemeler uyuşmazlık durumunda hazirun listesini de görmek isterler.
Hazirun Cetveli Ne Zaman Hazırlanır?
Hazırun cetveli, yönetici veya toplantının başkanlık divanı tarafından pay sahipleri listesi esas alınarak hazırlanır ve toplantı başlamadan önce katılımcılara imzalatılır. Toplantının başında düzenlenen cetvel toplantı süresince güncel tutulur. Çünkü toplantı ortasında dahi yeni katılım söz konusu olabilir. Toplantı sonunda ise yönetici veya divan tarafından imzalanarak son onay işlemi yapılır.
Hazirun Cetvelinde Bulunması Gerekenler
Hazırun cetvelinde bulunması gereken bilgiler, toplantının türüne göre değişiklik gösterebilir. Listede başlıca bulunması gereken bilgiler şunlardır:
1) Şirket Bilgileri:
- Şirketin veya organizasyonun tam adı, ünvanı ve sicil bilgileri.
- Şirketin sermaye miktarı, toplam hisse ve ortaklık tarihi adedi.
2) Toplantı Bilgileri:
- Toplantının tarihi, saati ve yeri.
- Toplantının gündem maddeleri.
3) Katılımcı Bilgileri:
- Her pay sahibinin veya temsilcisinin adı ve soyadı.
- Katılımcıların unvanları ve adresleri.
- Sahip oldukları veya temsil ettikleri pay sayısı ve payların toplam değeri.
- Payların grupları (varsa).
4) Temsil Durumu:
- Vekâleten katılım varsa, temsilcinin adı ve temsil ettiği kişinin bilgileri.
- Temsil yetkisini gösteren vekâletnamenin varlığı.
5) İmza Bölümü:
- Her katılımcı için imza alanı.
- Toplantı başkanı ve divan üyelerinin imzaları.
6) Toplantı Sonuçları:
- Alınan kararların özeti ve oylama sonuçları.
- Kararların kabul veya reddedildiğine dair bilgiler.
7) Ek Belgeler:
- Temsilciler için vekâletname örnekleri.
- Gerekli diğer yasal belgeler.
Toplantılarda Hazirun Cetveli Zorunlu Mu?
Aşağıda, hazırun cetvelinin farklı organizasyon ve şirketlerdeki zorunluluğuna dair bilgileri maddeler halinde sunacağım:
- Anonim Şirketler: Türk Ticaret Kanunu’na göre, anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında hazırun cetveli düzenlenmesi zorunludur. Şirket avukatı tarafından hazırlanan bu cetvel, toplantıya katılan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin isimlerini, sahip oldukları pay miktarlarını ve oy haklarını içerir.
- Limited Şirketler: Limited şirketlerde genel kurul toplantılarında hazırun cetveli hazırlanması zorunlu değildir. Çünkü genel kurul yapılmaz.
- Kooperatifler: Kooperatif genel kurul toplantılarında, katılımcıların isimlerini ve paylarını gösteren hazırun cetveli düzenlenmesi gereklidir.
- Dernekler: Derneklerin genel kurul toplantılarında, katılımcıların kayıt altına alınması için hazırun cetveli tutulması zorunludur.
- Tek Pay Sahipli Anonim Şirketler: Yapılan mevzuat değişiklikleriyle, tek pay sahipli anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında hazırun cetveli hazırlama zorunluluğu kaldırılmıştır.
- Apartman Kat Malikleri Toplantısı: Kat malikleri kurulunda hazirun cetveli zorunlu değildir. Ancak nisapların ispatı bakımından kullanılmasında büyük fayda vardır.
limited şirketlerde – kurul olmadığından – olmayan bir tablodur. örneğin bankalar sizden “son sermaye yapısını gösteren hazirun cetveli” istediklerinde, eğer siz bir limited şirket iseniz bu durumda hazirun cetveli yerine pay defterinizi bankaya sunabilirsiniz.
Hazırun Cetveli Örneği
Aşağıda çeşitli toplantı türlerine göre hazirun cetveli örneklerini bulacaksınız:
1) Şirket Hazirun Cetveli Örneği
Genel Kurulda Hazır Bulunanlar Listesi
Adalet Anonim Şirketinin 14.01.2025 Tarihinde yapılan 1. Genel kurul toplantısında hazır bulunanlar listesi
Şirketin Adı:
Toplantı Tarihi:
Toplantı Saati:
Toplantı Yeri:
Katılımcı Adı Soyadı | TC Kimlik No | Temsil Durumu | Hisse/Pay Oranı (%) | Payların Değeri ve Edinimi | İmza |
---|---|---|---|---|---|
Ali Yılmaz | 12345678910 | Hissedar | %15 | İmza | |
Ayşe Demir | 98765432100 | Vekil | %10 | İmza |
Şirketin sermayesi ve payların toplam itibari değeri:
Asgari toplantı nisabı:
Mevcut toplantı nisabı:
Toplantı Başkanı İsim ve İmza – Yönetim Kurulu Başkanı İsim ve İmza
Şirket hazirun cetveli doldurulmuş örneğini indirebilirsiniz.
2) Apartman (Kat Malikleri) Hazirun Cetveli Örneği
Apartman Hazırun Cetveli
Apartman/Site Adı:
Toplantı Tarihi:
Toplantı Saati:
Toplantı Yeri:
Kat Maliki Adı Soyadı | Blok/Daire No | Arsa Payı Oranı (%) ve Daire Sayısı | Temsil Durumu (Kendi/Vekil varsa bilgileri) | İmza |
---|---|---|---|---|
Ali Yılmaz | A Blok/5 No | %10 – 1 Daire | Kendi | ________ |
Ayşe Demir | B Blok/12 No | %8 – 1 Daire | Vekil | ________ |
Mehmet Öztürk | C Blok/3 No | %12 – 1 Daire | Kendi | ________ |
Elif Kaya | D Blok/6 No | %15 – 2 Daire | Kendi | ________ |
Toplantı Başkanı: (İsim Soyad İmza)
Katip Üye: (İsim Soyad İmza)
Denetim Kurulu Üyesi (Varsa): (İsim Soyad İmza)
Apartman kat malikleri hazirun cetveli doldurulmuş örneğini indirebilirsiniz.
Hazırun Cetveli İle İlgili Yasal Dayanaklar
Hazırun cetvelinin geniş bir kullanım alanı vardır. Birçok farklı kanunda yer almakta ve bazılarında zorunlu dahi kılınmıştır. İlgili kanunlar ve maddeler:
- Türk Ticaret Kanunu (TTK) Madde 418 ve 1527: Bu maddeler, anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında hazırun cetveli düzenlenmesini zorunlu kılar. Hazırun cetveli olmadan alınan kararlar geçersiz sayılabilir ve iptale konu olabilir.
- TTK Madde 376: genel kurul toplantılarında hazır bulunanları gösteren hazırun cetvelinin düzenlenmesini ve toplantıya davetin usulüne uygun yapıldığını gösterecek belgelerin toplantı zaptında belirtilmesini gerektirir.
- Kooperatifler Kanunu Madde 21: Kooperatif genel kurullarında katılımcıların hazırun listesine kayıt edilmesi zorunludur.
- Medeni Kanun: Dernek toplantılarında, katılımcıların hazırun listesi ile belgelenmesi gerekir.
- Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 31: Apartman ve site yönetimi toplantılarında hazırun cetveli düzenlenmesi gereklidir.
- İcra ve İflas Kanunu Madde 103: Haciz işlemleri sırasında hazır bulunan alacaklı, borçlu ve üçüncü kişilerin kaydedilmesi için kullanılır.
- Siyasi Partiler Kanunu: Siyasi parti kongrelerinde, katılımcıların resmi olarak hazırun cetveline kayıt edilmesi gerekir.
Yargıtay Kararlarında Hazırun Cetveli
- Aracın durdurularak aranmasında esnasında iki hazirun bulundurulmak zorundadır. (Yargıtay Ceza Genel Kurulu 2016/18-1146 esas sayılı dosyası)
- Pay defteri ile hazirun cetveli arasında farklılık varsa, hazirun cetveline itibar edilmelidir. (Yargıtay)
Hazırun Cetvelinin Önemi
Hazırun cetveli, yalnızca bir liste değil, birçok farklı kanuna göre hukuki geçerliliğin teminatıdır. Bu sayede toplantıda alınan kararların yasal çoğunlukla alınıp alınmadığı ve hangi hissedarların toplantıda bulunduğu net şekilde belgelenmiş olur. Eksik veya hatalı cetvel şu sonuçlara yol açabilir:
- Kararların Geçersizliği veya İptali: Eksik veya hatalı hazırlanmış bir hazırun cetveli, toplantıda alınan kararların geçersiz sayılmasına veya iptaline neden olabilir.
- Hukuki İhtilaflar: Cetveldeki eksiklikler veya hatalar, pay sahipleri arasında anlaşmazlıklara yol açabilir ve hukuki süreçlerin başlatılmasına sebep olabilir.
- Toplantı Nisabının Sağlanamaması: Hazırun cetvelinin doğru tutulmaması, toplantı için gerekli olan asgari katılım oranının belirlenmesini engelleyebilir, bu da toplantının geçersiz sayılmasına neden olabilir.
- Yönetim Kurulunun Sorumluluğu: Cetvelin hatalı düzenlenmesi, yönetim kurulu üyelerinin hukuki ve cezai sorumluluklarına yol açabilir.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
- Hazırun Cetveli Nedir?
Toplantıya katılan kişilerin kimlik, temsil ve imza bilgilerinin kayıt altına alındığı resmi listedir.
- Hazırun Cetveli Eksik Hazırlanırsa Ne Olur?
Alınan kararlar hukuken geçersiz sayılabilir ve iptale konu olabilir.
- Hazırun Cetveli Kimler Tarafından Hazırlanır?
Toplantıyı düzenleyen yetkililer veya organizasyonun hukuk birimi tarafından hazırlanır.
- Hazırun Cetvelinde Hangi Bilgiler Yer Alır?
Katılımcıların ad-soyadı, TC kimlik numarası, temsil durumları, hisse oranları ve imzaları.
- Elektronik Ortamda Hazırun Cetveli Hazırlanabilir Mi?
Evet. Türk Ticaret Kanunu, elektronik ortamda yapılan genel kurullar için dijital hazırun cetveli düzenlenmesine olanak tanır.
- Hazırun cetveli hangi şirketlerde olur?
Anonim ve limited şirketlerde kullanılır.
- Hazırun cetveli neden istenir?
Katılımcıları belgelemek ve kararların geçerliliğini sağlamak için istenir.
- Hazırun cetveli yerine ne kullanılır?
Hazır bulunanlar listesi kullanılabilir.
- Hazırun cetveli nasıl doldurulur?
Katılımcı bilgileri, pay oranları ve imzalar eklenerek doldurulur.
- Kimler hazırun olabilir?
Pay sahipleri, temsilciler, vekiller ve toplantı yetkilileri hazırun olabilir.
- Apartman hazırun cetveli nedir?
Apartman toplantılarında kat maliklerini ve vekillerini belgeleyen resmi bir listedir.
- Hazırun cetveline vekaleten imza atılır mı?
Evet, vekaletname ile vekaleten imza atılabilir.
- Hazirun cetveli asgari toplantı nisabı nedir?
Asgari toplantı nisabı, ilgili kanun veya yönetmeliklere göre belirlenir; genelde katılımcıların yarısından fazlasıdır.
Adana’da avukatlık hizmetleri sunan bir vekil olarak, hazırun cetvelinin hazırlanması, hukuki geçerliliğinin sağlanması ve olası itirazların çözümü konularında danışmanlık veriyorum. Şirket genel kurullarından dernek toplantılarına kadar, hukuki süreçlerde profesyonel destek almak için Adana avukat hizmetlerimizden faydalanabilirsiniz.