Apartman Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları

Ilk defa yönetici seçilen kişinin neler yapacağı ile ilgili bilgiler aktaracağız. Yönetici ilk seçildiğinde ne yapacak, görevi bırakırken ne yapacak, genel hatlarıyla anlattık. Binalarda ve sitelerde artık yöneticinin yükünün çok ağır olması sebebiyle insanlar dışarıdan site ve apartman yöneticisi seçmeyi tercih ediyorlar.

Apartman yöneticisi özellikle kat mülkiyeti kanununu, iş sağlığı güvenliği kanunu, iş kanununu ve Yargıtay kararlarını çok iyi bilmelidir. Bu konularda ilgi sahibi olan insanlar genellikle avukatlardır. Dolayısı ile apartman yöneticiliği için danışma almak isterseniz kesinlikle işinde profesyonel bir avukata başvurmanız önerilir.

Apartman Yöneticisinin Görevleri Nelerdir?

İnsanların ortak giderleri ödememesi,  apartman aidatını ödememesi, yasaklanmış hayvan beslemesi (doberman köpeği gibi Pitbull köpeği gibi) çatı ve kanalizasyon giderlerine katılmamaları, işçi çalıştırıyorlar ise işçinin maaşlarını ödememeleri(kimisi bunu kabul ediyor kimisi bunu kabul etmiyor, kimisi ben sigortasını öderim maaşına karışmam diyor kimisi ben maaşını öderim sigortasına karışmam diyor…)  yani apartman ve sitelerde onlarca sorunla karşılaşmak mümkün.

 Apartman yöneticisi görevi ilk aldığı zaman;

Apartman yöneticisi görevi ilk aldığı zaman öncelikle bir yönetim planı hazırlar. İşletme projesi hazırlanır. Gelir-gider dengesine dair rapor hazırlanır.  Binanın mevcut sıkıntısı var mı, çatı ile ilgili sorunlar var mı? Bunlar araştırılır. Kanalizasyonla ilgili bir sıkıntı var mı araştırılır. Binanın bahçe duvarı ile ilgili bir problem var mı, asansörün durumu nedir? (malum artık günümüzde asansörlerde etiketleme uygulaması var. Her yıl yeşil, mavi ve kırmızı etiket asansöre yapıştırılır. Bu etiketler makine mühendisleri tarafından yapıştırılır.) Yangın tüplerinin alınması(Binaların yangından korunmasına dair yönetmeliğin uygulanması, yangın tüplerinin nereye koyulacağı, hangi standartlarda olacağı kararlaştırılır.)

Dışarıdan bakıldığı zaman apartman yöneticisi sadece aidatları toplayıp ödeme yapan kişi olarak görülebilir. Ancak işin esasında bu böyle değildir. Yöneticinin kanunlara uyma yükümlülüğü çok ağır bir sorumluluktur.

Apartman Yönetimi Firmaya Nasıl Verilebilir?

20 daireli bir apartmandan örnek verelim.  Bina içerisinde hiç kimse yöneticilik yapmak istemiyor diyelim. Böyle bir durumda apartman yöneticiliği hizmeti sunan bir firmadan hizmet alınması gerekir. Şu anda kanun buna izin veriyor. Yani apartman yöneticisinin binada bir işyeri veya dairesi olmasına gerek yok. Sadece okuryazarlığı yerinde olsun, bir de akıl sağlığı yerinde olsun bu yeterli. Hemen sonrasında apartman yöneticisinin dışarıdan seçilmesi ile ilgili bir karar alınır. Apartmanda bulunan bir kat malikine de sözleşme imzalaması ve işleri takip etmesi için yetki verilir.

Firma hakkında karar verildikten sonra dışarıdan Apartman yöneticisi seçilmesi ile ilgili form doldurulur. sözleşme imzalandıktan sonra apartman yöneticisi firma eski yöneticiden bütün evrakları ister. Diyelim ki eski yönetim sıkıntılı ve vermek istemiyor evrakları. Karar defteri yok, hesaplar yok, muhasebe evrakları yok, kimin ne kadar ödeme yaptığı belli değil. Bu evraklar ilk aşamada verilmese de apartman yönetimi hizmeti sunacak firma karar alarak kendisinin yönetici olarak atandığını bir tutanak üzerinde belirtir ve yönetim planı hazırlamaya başlar. Yönetim planı bir binanın anayasasıdır. Ancak bu şu anlama gelmiyor; ben yönetim planına her şeyi yazarım kanun ne derse desin… Hazırlanacak yönetim planı kat mülkiyeti kanununa uygun olmalıdır. Yani sizin hazırladığınız yönetim planı kanun maddelerine aykırı olamaz. Yönetim planı hazırlandıktan sonra bütün kat malikleri yani tapu kimin üzerine ise onlar yönetim planını okuyacaklar ve herhangi bir sıkıntı görmüyorlarsa imzalayacaklar. Yönetici bunu alacak tapu müdürlüğüne götürecek. Diyecek ki biz yönetim planımızı tapu müdürlüğüne işletmek istiyoruz. Sonrasında Yönetim planı tapuda beyanlar hanesine işlenecek.

Bu noktada yönetim planın noterde tasdik edilip edilmeyeceği soruluyor. Yönetim planını notere onaylattırma zorunluluğu yok. Boşuna 2000 TL para vermeye gerek yok. Bu para kasada kalmış olur ve apartmanın yararına harcanır. 

Apartman İşletme Projesi Nasıl Hazırlanır?

Yönetim planı tapuya işlettirildikten sonra artık o bina yeni yönetim planına göre yönetilecektir. Artık eski yönetim planı varsa yürürlükten kalkmış olacak. Bu aşamadan sonra ise işletme projesi hazırlanacak. Nedir işletme projesi? İşletme projesi gelir-gider hesabı tablosudur. İşletme projesinde gelirlerin kaynakları yazılır, gelirlerin ne şekilde değerlendirileceği yazılır. Örneğin vadeli hesapta gelirler değerlendirilebilir. Dolayısıyla buradan bir faiz geliri elde edilebilir. 

İşletme projesi kat maliklerine sunulduktan sonra bir hafta içerisinde kimse itiraz etmezse otomatik olarak bu proje yürürlüğe girmiş oluyor. Beklenen giderler, beklenmeyen giderler, olağan gelir giderler bu işletme raporunda kalem kalem yazılır.

Apartman Hakkında Risk Analizi Nasıl Yapılır?

Yönetici daha sonra adını soyadını bildirerek bir form dolduracak ve bunu binanın görünen bir yerine asacak, yine acil bir durumda aranması gereken telefon numarasını görünür bir yere yazacak. Bundan sonra apartmanla ilgili bir risk analizi yapılacak. nedir bu risk analizi? O binada ki olası riskleri minimuma indirmek için bir çalışma yapılmalıdır. Diyelim ki binada bahçe duvarı sallanıyor ve yıkılmak üzere, böyle bir durumda risk analizi yapılmalıdır. Binaya giriş çıkışlarda problem olması nedeniyle bir risk analizi yapılabilir. Asansörün faaliyeti hakkında bir risk analizi yapılabilir. Mesela asansör sesli mi çalışıyor, sisteminde bir sıkıntı mı var gibi… Hangi etiket mevcut, bu etiketin ne zaman düzeltilmesi gerekiyor, ne gibi eksikleri var? Bodrum katta sıkıntı verebilecek bir şeyler olabilir mi? Tesisat ve çatı risk analizinin içine girebilir.

Şu ana kadar yönetim planı hazırlandı tapuya verildi, işletme projesi oluşturuldu ve tapu maliklerine sunuldu. Yönetici bilgileri, kimliği, cep telefonu numarası ve binanın giriş ve çıkışlarına uyarı levhaları asıldı.

Aylık Aidatların Tahsil Edilmesi

Bundan sonra yapılması gereken aylık aidatların tahsil edilmesi. Kanunda buna avans deniyor ancak halk arasında aidat olarak biliniyor. İşletme projesine yine aylık aidatların tahsil edilmesi, faturaların yatırılması, işçinin maaşı, işçinin sigortası ve primi, kıdem tazminatı, fona ne kadar bir tutar ayrılması gerektiği, olağan ve olağandışı giderlerin yapılması yazılır.

Diyelim ki bodrum katta kanalizasyon tıkandı. Yönetici kendine nasıl bakıyorsa binaya da o şekilde ilgili bakacak. Bodrum katta kanalizasyon tıkandı diyelim ilk sıkıntı çıkaracağı yer 1. kat. Bu durumda zemindekiler zarar görecek. Yönetici kesinlikle bu zararın önüne geçmek zorunda. Kanalizasyonun tıkandığı belli ve yönetici de işini yapmıyor diyelim. Bu yüzden 1.kat zarar gördü diyelim. Böyle bir durumda zarar gören kişi hemen bir tespit yaptırıp zararını diğer kat maliklerinden isteyebilir. Bir tane su tesisatçısı getirirsiniz tespit için yeterli olur. Belediyeden gelen vidanjör ekibindeki çalışanlar rapor tutabilir. Böyle bir durumda görevini yapmadığı için bu zararı yönetici ödeyecek. Yöneticiye bir dava açıldığında diğer kat maliklerine rücu edebilmesi için kendisinin sorumluluklarını yerine getirdiğini kanıtlaması gerekir. Bu yüzden yönetici günü gününe aidatları toplayıp herhangi bir tamirat gerektiğinde bunu anında yaptırmak zorundadır. Diyelim ki ocak ayının aidatı ocak ayı bitti ve hala ödenmedi. Bu durumda siz icra takibi yapabilirsiniz. Aidatı vermeyen kişiyi idare etmek döner dolaşır yine yöneticinin başına patlar. Bu yüzden aidatı vermeyen kişiyi idare etmemek gerekir. Kanun der ki herkes arsa payı oranında bütün giderlere katılmak zorundadır. 

Yöneticinin Denetçiye Karşı Sorumluluğu Nedir?

Yönetici hazırladığı bilançoyu denetçiye sunar ve denetçi bilançoyu kontrol eder. Diyelim ki yönetici olarak bir yılınız doldu ve faaliyet raporunu hazırlayıp denetçiye verdiniz. Bu durumda yapılacak olan toplantıda ilk gündem maddesi yeni yönetimin seçilmesi olmalıdır. Yönetim kurulu 3 kişilik bir kuruldur. (Ancak yönetim kurulu tek kişi dahi olabilir.) 1 yıllık görev sürenizin dolmasına 15 gün var ve siz insanları toplantıya davet ettiniz. (Dikkat etmelisiniz ki toplantıyı yaptığınız yer de önemlidir. Diyelim ki toplantıyı kendi dairenizde yapıyorsunuz ve husumetli olduğunuz bir sakin var. Bu sakin toplantıya katılmayıp daha sonrasında ise çıkıp toplantıda alınan kararlara itiraz eder, sizle husumetli olduğu için sizin dairenizdeki toplantıya katılmak istemediğini söylerse kararları iptal ettirebilir. Bu yönde yüksek mahkeme kararları mevcuttur.)

Bu nedenle 15 gün önceden toplantı gündemi ile birlikte tüm sakinler toplantı hakkında bilgilendirilmelidir. Toplantıyı noter aracılığı ile bildirmenize gerek yok. Bir gündem hazırlayıp herkese imzalatıp veya yönetim planında WhatsApp grubunda veya sosyal medyada yapılacak bilgilendirmeler tebligat niteliğinde sayılacak diye bir madde varsa bu şekilde de tebligat yapılabilir.  Böyle bir durumda iadeli taahhütlü göndermenize de gerek kalmaz. Siz  WhatsApp grubunu oluşturdunuz, herkesi de bu gruba dahil ettiniz, bu durumda WhatsApp grubundan paylaştığınız gündem ve toplantıya çağrı tebligat niteliğinde sayılır. Onun için noterden göndermek veya iadeli taahhütlü göndermek gibi işlemlerle uğraşmak yerine bu şekilde bir yol da tercih edebilirsiniz. Teknolojiyi günümüze uyarladığınız zaman yöneticinin yapacağı işler çok basit. 

Apartmanda karar defteri nasıl tutulur?

Karar defteri nasıl oluşturulur nasıl tutulur? Karar defteri ilk kez oluşturulacak sa kırtasiyeden alınabilir. Kara defteri alındıktan sonra notere gidilerek noter tarafından defter onaylatılır. her sayfa numaralandırılır. Noter bütün sayfaları mühürlenir. Normalde her sene de bir karar defteri kapatılıp yeni bir defter alınması gerekir. Ancak küçük yerlerde yaşayanlar defter ne zaman dolarsa o zaman defteri kapatılabilir.

 İlk kez yönetici seçildiğinizde ne yapmalısınız?

Öncelikle yönetim Kurulunu toplayacaksınız. Yönetim kurulunca karar defterine yöneticinin nasıl seçildiği ve ne gibi kararlar alındığı yazılır. bir yönetici bir yönetici yardımcısı Bir tane de sayman seçmeniz gerekiyor. Yöneticiye çeşitli firmalarla sözleşme yapma yetkisi verilir. yönetici apartmana elektrik saati bağlatırken veya  su saati açtırırken bu yetkiye ihtiyacı olur. Alınan karara dair defterin yan sayfasına da bütün kat maliklerinin ismi yazılır ve imzalatılır. Kiracılar vekil olarak imza atabilir, o sırada imza atmayanlara ise katılmadı olarak Yazmak yeterlidir. Bu karar defterini daha sonra tek tek imzayı götüremiyor sunuz. Toplantıda karar alırken illa ki herkesin olmasına gerek kalmıyor Yeter ki toplantı usulüne uygun bir şekilde yapılmış olsun. Ikinci sayfada ise Yönetim planı hazırlanır yönetim planına yönelik karar alınır. Mesela yöneticiden aidat alınmaması gibi bir detay belirtilebilir. Çünkü yönetici zaten halihazırda emek veriyor Dur. yönetim planında çevre planlaması toplanacak aidat gibi Detaylara yer verilir. Sonrasında ise yapılacak faaliyetler ile ilgili imzalar toplanır.

Yönetici hangi belgeleri yanında bulundurmalıdır?

Yönetici Yapı kullanım izni belgesini elinde bulundurmalıdır. gelir gider defteri ve karar defteri elinde olmalıdır. Vergi Dairesi’nden 1 vergi numarası alınması gerekir.  vergi numarası almanız şart Çünkü su ve elektrik bağlatırken Apartmanı vergi numarası isteniyor. yoksa elektrik ve su şirketleri apartmanımızın numarasını bulamıyor. Yönetici yine Yönetim planı örneğini kendi dosyasında bulundurmalıdır. Yönetim planını kabul edildiğine dair kat maliklerinin imzasını elinde bulundurmalıdır. Ödenen faturalar yine yöneticilerin elinde muhafaza edilmelidir. asansör bakım formları yönetici tarafından saklanmalıdır. Aylık 60 lira gibi bir ücrete asansör firmaları bakım yapıyor. Asansör bakımını yaptırmazsanız asansör garantiden çıkabiliyor eğer sıfır yani yeni bir asansörse. Apartman gelir gider makbuzu bulundurun elinizde aidatı aldığınız zaman bu makbuzla yazarak kat malikine verin. 

Genel olarak yöneticinin yapacağı işler ve apartman yöneticisinin sorumlulukları bu şekildedir. bu noktada en önemli şey belli dönemlerde gelir gider bilançosunu hesaplayıp binanın görünen bir kısmına asmaktır. Ben bilançoyu hazırladım denetçiye göstereyim demek yeterli değil. Kimden ne almışız kime ne vermişiz yönetici olarak bunların hepsini şeffaf bir şekilde bina sakinleri ile paylaşmamız gerekir.