تحمي هذه الوثيقة، التي يتم إعدادها في اجتماعات الجمعية العامة لمنظمات مثل المباني السكنية والمواقع والشركات والتعاونيات، حقوق المساهمين أو ممثليهم وتكون بمثابة سجل رسمي عن طريق إضافتها إلى محضر الاجتماع. بعبارات بسيطة، فهي بمثابة قسيمة/قائمة حضور، مما يساعد على فهم من جاء ومن لم يحضر. تعتبر صحيفة الحضور أداة تستخدم ليس فقط للتحقق من الشرعية القانونية للاجتماعات، ولكن أيضًا كمرجع في عمليات التدقيق والاعتراض. وفي مقالتنا تجد كافة التفاصيل مثل تعريف كشف الحضور ومثاله وكيفية إعداده.
أين يتم استخدام الطاولة الجاهزة؟
يتم استخدام سجل الحضور في العديد من مجالات العمليات القانونية والمؤسسية، وخاصة في اجتماعات الجمعية العمومية:
- الجمعيات العامة للشركة: وفي الشركات المساهمة والشركات المحدودة، تظهر معلومات هوية الشركاء أو المساهمين الحاضرين في الاجتماع ونسب الأسهم التي يمثلونها.
- الاجتماعات التعاونية: ويتم إصدارها لتوثيق مشاركة الأعضاء في الاجتماع ووضعهم التمثيلي.
- الجمعيات العمومية للجمعية: يتم استخدامه لتسجيل مشاركة أعضاء الجمعية في الاجتماع.
- اجتماعات الشقة والموقع: التحقق من مشاركة الملاك أو من يمثلهم في مجالس أصحاب الشقق.
- المحاكم: تسجيل حضور الأطراف المدعية والمدعى عليها والمحامين والشهود وأفراد الجمهور الذين يشاهدون الجلسة.
- إجراءات التنفيذ والحجز: ويتم الاحتفاظ بها لتوثيق وجود الدائنين والمدينين والشهود.
- عمليات الانتخابات والتصويت: يتم استخدامه لتسجيل المشاركين والناخبين في الانتخابات وعمليات التصويت في المؤسسات العامة أو الخاصة.
- الغرف المهنية واجتماعات الاتحاد: وهي معدة لتوثيق مشاركة الأعضاء في اجتماعات الجمعية العمومية للغرف والنقابات المهنية.
- اجتماعات الاتحاد: يتم استخدامه لتسجيل مشاركة الأعضاء والمندوبين في الجمعيات العامة والاجتماعات الرسمية الأخرى للنقابات.
- مؤتمرات الأحزاب السياسية: ويتم تنظيمه لتوثيق مشاركة المندوبين والأعضاء في المؤتمرات ومؤتمرات الأحزاب السياسية.
تدعم صحيفة الحضور الصحة القانونية للقرارات المتخذة من خلال تقديم الوثائق الرسمية للمشاركة في هذه الاجتماعات وما شابهها.
كيفية إعداد جدول الاستعداد؟
من المفيد التصرف بدقة أثناء إعداد الطاولة. لأن دور قائمة الحضور كبير في حل النزاعات المحتملة التي قد تنشأ لاحقا. دعونا نشرح كيفية تحضير المسطرة بالخطوات:
1) تحديد معلومات الاجتماع:
- وينبغي توضيح تاريخ ووقت ومكان الاجتماع.
- يجب تحديد بنود جدول الأعمال.
2) جمع معلومات المشارك:
- يجب تسجيل الأسماء الكاملة والألقاب وأرقام الهوية وحالة تمثيل المساهمين/المساهمين أو الممثلين الذين سيحضرون الاجتماع.
- يجب تحديد مقدار الأسهم وحقوق التصويت لكل مشارك.
- وينبغي التحقق من معلومات المشاركين كممثلين والأشخاص أو المؤسسات التي يمثلونها، ووكالاتهم إن وجدت.
3) ترتيب جدول الحضور:
- يجب ذكر الاسم الكامل وعنوان الشركة أو المؤسسة في بداية الجدول.
- يجب كتابة مكان وتاريخ ووقت الاجتماع بوضوح.
- ويجب ترتيب أسماء المشاركين وحجم الأسهم التي يملكونها وحقوق التصويت الخاصة بهم في جدول.
- يجب حجز قسم التوقيع لكل مشارك.
4) الموافقة على الجدول والتوقيعات:
- قبل أو أثناء الاجتماع، يجب على المشاركين تأكيد حضورهم عن طريق التوقيع على الورقة.
- بعد توقيع المشاركين يقوم رئيس مجلس الإدارة أو رئيس الجمعية العمومية بالتوقيع والموافقة على الجدول وإضفاء الطابع الرسمي عليه.
5) تخزين المسطرة:
- بعد الاجتماع يجب الاحتفاظ بقائمة الحضور في السجلات الرسمية للشركة مع محضر الاجتماع.
- يجب أن يكون الجدول الزمني متاحًا لعمليات التدقيق أو العمليات القانونية المستقبلية. تريد المحاكم أيضًا الاطلاع على قائمة الحاضرين في حالة النزاع.
متى يتم إعداد قائمة الحضور؟
مسطرة جاهزة، مدير أو يتم إعداده من قبل رئاسة الاجتماع، بناءً على قائمة المساهمين، ويوقع عليه المشاركون قبل بدء الاجتماع. يتم تحديث الجدول الزمني الذي تم إعداده في بداية الاجتماع طوال الاجتماع. لأن المشاركة الجديدة قد تحدث حتى في منتصف الاجتماع. وفي نهاية الاجتماع تتم الموافقة النهائية بتوقيع المدير أو المجلس.
ما يجب تضمينه في قائمة الحضور
قد تختلف المعلومات التي يجب تضمينها في ورقة الحضور حسب نوع الاجتماع. المعلومات الرئيسية التي ينبغي تضمينها في القائمة هي:
1) معلومات الشركة:
- الاسم الكامل والمسمى الوظيفي ومعلومات التسجيل الخاصة بالشركة أو المؤسسة.
- مبلغ رأس مال الشركة وإجمالي عدد الأسهم وتاريخ الشراكة.
2) معلومات الاجتماع:
- تاريخ ووقت ومكان الاجتماع.
- بنود جدول أعمال الاجتماع.
3) معلومات المشارك:
- اسم ولقب كل مساهم أو ممثل.
- عناوين وعناوين المشاركين.
- عدد الأسهم التي يملكونها أو يمثلونها والقيمة الإجمالية للأسهم.
- مجموعات الأسهم (إن وجدت).
4) حالة التمثيل:
- في حالة المشاركة بالوكالة، اسم الممثل وبيانات الشخص الذي يمثله.
- وجود وكالة تبين صلاحية التمثيل.
5) قسم التوقيع:
- منطقة التوقيع لكل مشارك.
- توقيع رئيس الاجتماع وأعضاء المجلس.
6) نتائج الاجتماع:
- ملخص القرارات المتخذة ونتائج التصويت.
- المعلومات المتعلقة بقبول أو رفض القرارات.
7) وثائق إضافية:
- نماذج التوكيلات للممثلين.
- المستندات القانونية الأخرى المطلوبة.
هل قائمة الحضور إلزامية في الاجتماعات؟
وفيما يلي سأعرض معلومات حول ضرورة كشف الحضور في المنظمات والشركات المختلفة:
- الشركات المساهمة: وفقاً للقانون التجاري التركي، من الضروري إعداد قائمة حضور لاجتماعات الجمعية العامة للشركات المساهمة. محامي شركة ويتضمن هذا الجدول المعد من قبل الشركة أسماء المساهمين أو ممثليهم الحاضرين في الاجتماع، وحجم الأسهم التي يملكونها، وحقوقهم في التصويت.
- الشركات المحدودة: في الشركات المحدودة، ليس من الضروري إعداد قائمة الحضور في اجتماعات الجمعية العامة. لأنه لا يوجد جمعية عامة.
- التعاونيات: في اجتماعات الجمعية العمومية التعاونية يجب إعداد قائمة حضور تبين أسماء وحصص المشاركين.
- الجمعيات: في اجتماعات الجمعية العمومية للجمعيات، يجب الاحتفاظ بقائمة الحضور لتسجيل المشاركين.
- الشركات المساهمة ذات المساهمين الفرديين: ومع التعديلات التشريعية، تم إلغاء إلزامية إعداد قائمة الحضور في اجتماعات الجمعية العمومية للشركات المساهمة الفردية.
- اجتماع أصحاب الشقق: قائمة الحضور ليست إلزامية في مجلس أصحاب الشقق. ومع ذلك، فمن المفيد جدًا استخدامه لإثبات النصاب القانوني.
هذا جدول غير موجود في الشركات المحدودة - حيث لا يوجد مجلس إدارة. على سبيل المثال، عندما تطلب منك البنوك "قائمة حضور توضح أحدث هيكل لرأس المال"، إذا كنت شركة محدودة، فيمكنك تقديم دفتر أستاذ أسهمك إلى البنك بدلاً من قائمة الحضور.
نموذج القائمة الجاهزة
ستجد أدناه أمثلة لقوائم الحضور لأنواع الاجتماعات المختلفة:
1) نموذج من قائمة حضور الشركة
قائمة الحاضرين في الجمعية العمومية
قائمة الحاضرين في اجتماع الجمعية العمومية الأول لشركة أدالت المساهمة المنعقدة بتاريخ 14.01.2025
اسم الشركة:
تاريخ الاجتماع:
وقت الاجتماع:
مكان الاجتماع:
| اسم المشارك واللقب | رقم الهوية التركية | حالة التمثيل | نسبة المشاركة/المشاركة (%) | قيمة واستحواذ الأسهم | توقيع |
|---|---|---|---|---|---|
| علي يلماز | 12345678910 | المساهم | ٪ 15 | توقيع | |
| عائشة دمير | 98765432100 | النائب | ٪ 10 | توقيع |
رأس مال الشركة وإجمالي القيمة الاسمية للأسهم:
الحد الأدنى للنصاب القانوني للاجتماع:
النصاب القانوني للاجتماع الحالي:
اسم رئيس الاجتماع وتوقيعه – اسم رئيس مجلس الإدارة وتوقيعه
يمكنك تنزيل عينة كاملة من قائمة حضور الشركة.
2) نموذج من قائمة حضور الشقق (أصحاب الطوابق).
جدول جاهزية الشقة
اسم الشقة/الموقع:
تاريخ الاجتماع:
وقت الاجتماع:
مكان الاجتماع:
| اسم مالك الطابق ولقبه | رقم القطعة/الشقة | نسبة حصة الأرض (٪) وعدد الشقق | حالة التمثيل (معلومات الذات/الوكيل، إن وجدت) | توقيع |
|---|---|---|---|---|
| علي يلماز | بلوك أ/رقم 5 | 10% - 1 شقة | إبريق | ________ |
| عائشة دمير | بلوك ب/رقم 12 | 8% - 1 شقة | النائب | ________ |
| محمد أوزتورك | بلوك ج/رقم 3 | 12% - 1 شقة | إبريق | ________ |
| إليف كايا | د بلوك/6 رقم. | 15% - 2 شقة | إبريق | ________ |
رئيس الاجتماع: (الاسم اللقب التوقيع)
عضو كاتب: (الاسم اللقب التوقيع)
عضو مجلس المراجعة (إن وجد): (الاسم اللقب التوقيع)
يمكنك تنزيل عينة كاملة من قائمة حضور أصحاب الشقق.
الأساس القانوني لجدول الحضور
المسطرة الجاهزة لديها مجموعة واسعة من الاستخدامات. يتم تضمينه في العديد من القوانين المختلفة، بل إنه إلزامي في بعضها. القوانين والمواد ذات الصلة:
- القانون التجاري التركي (TTK) المادتان 418 و1527: تتطلب هذه المواد إعداد قائمة حضور لاجتماعات الجمعية العمومية للشركات المساهمة. القرارات المتخذة بدون كشف الحضور قد تعتبر باطلة وقابلة للإلغاء.
- المادة 376 من قانون العقوبات التركي: ويشترط إعداد قائمة حضور تبين الحاضرين في اجتماعات الجمعية العامة، وأن يتم إثبات المستندات التي تثبت أن الدعوة إلى الاجتماع قد تمت حسب الأصول في محضر الاجتماع.
- قانون التعاونيات المادة (21): يشترط للمشاركين أن يتم تسجيلهم في قائمة الحضور للجمعيات العمومية التعاونية.
- القانون المدني: في اجتماعات الجمعية، يجب توثيق المشاركين بقائمة الحضور.
- قانون الوحدات السكنية المادة (31): من الضروري إعداد قائمة حضور لاجتماعات إدارة الشقق والموقع.
- قانون التنفيذ والإفلاس المادة (103): يتم استخدامه لتسجيل الدائنين والمدينين والأطراف الثالثة الحاضرة أثناء إجراءات حبس الرهن.
- قانون الأحزاب السياسية: في مؤتمرات الأحزاب السياسية، يجب أن يتم تسجيل المشاركين رسميًا في قائمة الحضور.
جدول الحضور في قرارات المحكمة العليا
- يجب تواجد حارسين أثناء إيقاف المركبة وتفتيشها. (ملف الجمعية العمومية للمحكمة الجنائية العليا رقم 2016/18/1146)
- إذا كان هناك اختلاف بين دفتر الأسهم وقائمة الحضور، فيجب احترام قائمة الحضور. (المحكمة العليا)
أهمية جدول الاستعداد
قائمة الحضور ليست مجرد قائمة، بل هي ضمانة للصحة القانونية وفقا للعديد من القوانين المختلفة. وبهذه الطريقة، يتم توثيق ما إذا كانت القرارات المتخذة في الاجتماع قد تم اتخاذها بالأغلبية القانونية وأي المساهمين كانوا حاضرين في الاجتماع. يمكن أن تؤدي المسطرة المفقودة أو غير الصحيحة إلى:
- بطلان أو إلغاء القرارات: قد تؤدي قائمة الحضور غير الكاملة أو المعدة بشكل غير صحيح إلى اعتبار القرارات المتخذة في الاجتماع غير صالحة أو ملغاة.
- المنازعات القانونية: قد تؤدي أوجه القصور أو الأخطاء في الجدول إلى نزاعات بين المساهمين وبدء الإجراءات القانونية.
- عدم تحقيق نصاب الاجتماع: قد يؤدي عدم الاحتفاظ بسجل حضور دقيق إلى منع تحديد الحد الأدنى من الحضور المطلوب للاجتماع، مما قد يؤدي إلى اعتبار الاجتماع باطلا.
- مسؤولية مجلس الإدارة: قد يؤدي الإعداد غير الصحيح للجدول إلى المسؤولية القانونية والجنائية لأعضاء مجلس الإدارة.
أسئلة وأجوبة (FAQ)
- ما هو جدول الاستعداد؟
وهي القائمة الرسمية التي يتم فيها تسجيل معلومات الهوية والتمثيل والتوقيع للأشخاص الذين يحضرون الاجتماع.
- ماذا يحدث إذا لم يتم إعداد جدول الاستعداد بشكل كامل؟
قد تعتبر القرارات المتخذة باطلة من الناحية القانونية وقابلة للإلغاء.
- من يقوم بإعداد جدول الحضور؟
ويتم إعداده من قبل المسؤولين المنظمين للاجتماع أو الوحدة القانونية للمنظمة.
- ما هي المعلومات المدرجة في جدول الحضور؟
الاسم واللقب ورقم معرف TR وحالة التمثيل ونسب المشاركة وتوقيعات المشاركين.
- هل يمكن إعداد جدول الجاهزية إلكترونيًا؟
نعم. يسمح القانون التجاري التركي بإعداد قائمة الحضور الرقمية للجمعيات العامة المنعقدة إلكترونياً.
- ما هي الشركات التي لديها مخطط الاستعداد؟
يتم استخدامه في الشركات المساهمة والشركات المحدودة.
- لماذا مطلوب قائمة الاستعداد؟
يطلب توثيق المشاركين والتأكد من صحة القرارات.
- ما الذي يمكن استخدامه بدلاً من القاعدة الجاهزة؟
قائمة الحاضرين متاحة.
- كيفية ملء ورقة الاستعداد؟
يتم ملء معلومات المشاركين عن طريق إضافة أسعار المشاركة والتوقيعات.
- من يستطيع أن يكون جاهزا؟
قد يحضر المساهمين والممثلين والوكلاء ومسؤولي الاجتماع.
- ما هو مخطط جاهزية الشقة؟
وهي قائمة رسمية توثق أصحاب الشقق وممثليهم في اجتماعات الشقق.
- هل يمكن التوقيع على وكيل في قائمة الحضور؟
نعم، يمكن التوقيع باستخدام التوكيل.
- ما هو الحد الأدنى لنصاب الاجتماع في قائمة الحضور؟
يتم تحديد الحد الأدنى لنصاب الاجتماع بموجب القوانين أو اللوائح ذات الصلة؛ عموما أكثر من نصف المشاركين.
كمحامي يقدم خدمات قانونية في أضنة، أقدم الاستشارات بشأن إعداد قائمة الحضور والتأكد من صحتها القانونية وحل الاعتراضات المحتملة. الحصول على الدعم المهني في العمليات القانونية، بدءًا من الجمعيات العامة للشركة وحتى اجتماعات الجمعيات محامي أضنة يمكنك الاستفادة من خدماتنا.
